Hvordan tilfredsstille kravene til habilitet i ny PKK-forskrift 1. oktober 2018

Når ny PKK-forskrift trer i kraft 1. oktober 2018 vil forskriften blant annet stille krav om at de som skal kontrollere er habile. Kravene om habilitet omhandler både personlig habilitet og såkalt system-habilitet, og kontrollorganet må i sitt kvalitetsstyringssystem beskrive hvordan de sikrer habilitet i kontrollgjennomføringen.

Statens vegvesen Vegdirektoratet har nå forfattet et skriv som informerer nærmere om habilitetskravet og kravene om prosedyre for håndtering av habilitetskravet.

Mange kontrollorganer har stilt spørsmål om hvilke rutiner de må ha, og hvordan disse bør beskrives i kvalitetsstyringssystemet for å tilfredsstille habilitetskravene. Informasjonsskrivet beskriver hvordan dette kan gjøres og innholdet kan derfor være en nyttig veiledning for kontrollorganene.

NBF gjengir her innholdet i informasjonsskrivet slik vi har mottatt dette fra Statens vegvesen Vegdirektoratet:

§ 12 c Habilitet

1. Innledning:

Bestemmelsen har sin bakgrunn i at det i direktiv 2014/45/EU legges til grunn at kontrollene kan utføres av private virksomheter godkjent av og under tilsyn av staten, jf. artikkel 4 nr. 2. Det følger likevel av fortalen pkt. 34 at tillatelse for privat organ til både å utføre reparasjoner og kontroll av samme kjøretøy er basert på garanti for objektivitet på et høyt nivå. Kravet til objektivitet og høy kvalitet i kontrollgjennomføringen er også skjerpet ved at det i direktivets artikkel 13 nr. 3 uttales at inspektørene som gjennomfører kontrollene skal være fri for enhver interessekonflikt for å sikre at en høy grad av upartiskhet og objektivitet opprettholdes.

Forskriften § 12 c er regulert som en spesialbestemmelse om habilitet. Ved motstrid går bestemmelsen i forskriften § 12 c foran habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven.

Bestemmelsen er to-delt. Første ledd er en bestemmelse som kontrollørenes personlige habilitet mens andre ledd regulerer det som kan betegnes som systemhabilitet.

2Nærmere om første ledd

Bestemmelsen i første ledd innebærer at kontrollører avskjæres fra å gjennomføre kontroll av kjøretøy de selv kan ha en særlig interesse i. Bestemmelsen medfører rent praktisk at kontrollør ikke har anledning til å gjennomføre kontroller i de tilfeller vedkommende rammes av inhabilitetsgrunnene oppregnet i forvaltningsloven § 6 første og andre ledd.

Kjernen i bestemmelsen er at kontrolløren avskjæres fra å kontrollere kjøretøy vedkommende selv eller noen av hans nærstående eier eller råder over. Kontrollene må i slike tilfeller gjennomføres av annen kontrollør i kontrollorganet. Bestemmelsen rekker imidlertid videre enn det. jf. forvaltningsloven § 6 andre ledd («andre særegne forhold» som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet»).

Referansen til forvaltningsloven § 6 andre ledd anvendt på kontrollører i kontrollorgan skal imidlertid tolkes med den reservasjon at spesialbestemmelsen i forskriften § 12 c likevel gir kontrollører anledning til å kontrollere virksomhetens egne kjøretøy forutsatt at de nærmere vilkårene i § 12 c andre ledd er oppfylt.

En kontrollør har ikke anledning til å kontrollere kjøretøy som andre ansatte eller overordnete i kontrollorganet eier eller råder over. Kontrollene må i slike tilfeller gjennomføres av annet kontrollorgan. Det presiseres at bestemmelsen i første ledd ikke er til hinder for at tilsatt i kontrollorgan kan kontrollere kjøretøy som tilsatte i andre avdelinger/enheter i samme konsern eller lignende eier eller råder over, jf. uttrykket «kontrollorgan».

Det er kontrolløren selv som må vurdere om han i den enkelte kontroll rammes av habilitetsbestemmelsen i § 12 c. Dette er likevel ikke til hinder for at det i kontrollorganet etableres rutiner for å sjekke mulige habilitetskonflikter ved bestilling/levering av kjøretøy til kontroll, jf. for øvrig kommentaren til § 14 j).

3. Nærmere om andre ledd

Andre ledd innebærer at et kontrollorgan kan gjennomføre kontroller de selv eier, råder over eller har vesentlige interesse i ved hjelp av egne kontrollører. Forskriften § 14 første og andre ledd – sett i sammenheng - innebærer at en kontrollør – selv om han etter omstendighetene kan betraktes som inhabil etter fvl § 6 andre ledd ("«andre særegne forhold» som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet") har anledning til å gjennomføre kontroller på kontrollorganets egne kjøretøy. Bestemmelsen i andre ledd bygger på den uttrykkelige forutsetning at det i kontrollorganenes kvalitetssystem fins en prosedyre for håndtering av habilitetsbestemmelsen, jf. § 14 første ledd bokstav j.

Uttrykket «råder over» er tatt inn for å dekke de situasjoner der kontrollorganet f.eks. leier eller leaser kjøretøy. Uttrykket «har vesentlig interesse i» er tatt inn for å dekke de situasjoner der kontrollorganet inngår i konsern der kontrollorganet er datterselskap til en f.eks. en flåteeier og flåteeieren i egenskap av morselskap har bestemmende innflytelse over datterselskapet.


 § 13 Plikt til å opprette kvalitetsstyringssystem

Bestemmelsen er lik § 13 i forskrift om kjøretøyverksteder, jf. kommentarene til denne.

§ 14 Utforming og innhold av kvalitetsstyringssystemet

1. Innledning:

Vegdirektoratet har som utgangspunkt at utvikling og beskrivelse av rutiner og prosedyrer i et levende kvalitetssystem må gjøres av kontrollorganene selv. Prosedyrebeskrivelser har den funksjon at det skal beskrive aktiviteter mv. «slik vi gjør det hos oss». Prosedyrene er ikke statiske, men skal vurderes og ev. forbedres ut fra de erfaringer man vinner, jf. prinsippet om ledelsens gjennomgang. De skal være tilpasset den enkelte virksomhets egenart og behov og kan således løses på ulike måter.

Det skal i tilsynet først og fremt undersøkes om kontrollorganet har etablert de rutiner og prosedyrer som kreves etter § 14, om tiltakene som inngår i rutinene og prosedyrene er dokumenterte og etterprøvbare og om man har ordninger for avvikshåndtering.

Overprøving av og ev. forvaltningsreaksjoner rettet mot innholdet i rutinene og prosedyrene vil først være aktuelt dersom det fremstår som åpenbart at innholdet ikke tjener formålet, jf. § 14 andre ledd der det heter at «kontrollorganet skal gjennom kvalitetssystemet kunne dokumentere at de gjennomfører kontrollen i samsvar med regelverket».

2. Nærmere om § 14 første ledd bokstav i)

Det følger av pkkf § 14 i) at det i kontrollorganenes kvalitetsstyringssystem skal forefinnes en prosedyre for overvåking og måling av kvaliteten på virksomhetens kontrollgjennomføring.

Dette kan i praksis gjøres ved at man beskriver og gjennomfører internkontroll i form av stikkprøver, men utelukker likevel ikke andre former for internkontroll.

3. Nærmere om § 14 første ledd bokstav j)

Kravet om at det skal forefinnes en prosedyre for å sikre habiliteten i kontrollgjennomføringen dekker både § 12 c første og andre ledd. Det skal således i utgangspunktet forefinnes en prosedyre også for håndtering av kontrollørenes personlige habilitet.

Vegdirektoratet legger til grunn at kravet til prosedyre for å ivareta reguleringen i § 12 c første ledd er oppfylt dersom virksomheten i sine stillingsinstrukser tar inn og kommuniserer til den enkelte kontrollør hvilke regler som gjelder for personlig habilitet. Det skal ikke kreves noen egen prosedyre utover dette. Det er likevel ikke til hinder for at det i kontrollorganet etableres rutiner for å sjekke mulige habilitetskonflikter ved bestilling/levering av kjøretøy til kontroll.

§ 12 c andre ledd innebærer at det også skal etableres egen prosedyre for å håndtere kravene til «systemhabilitet». Også dette kan i praksis håndteres gjøres ved at man beskriver og gjennomfører internkontroll i form av stikkprøver, dokumenterer gjennomføringen og har et system for avvikshåndtering. Systemet for avvikshåndtering må i så fall ivareta hensynet til at kontroller rapportert til Vegvesenet som er feil, blir ugyldiggjort.

Dersom man velger en prosedyre som bygger på stikkprøvekontroll, kan denne enten gjennomføres ved hjelp av kontrollorganets egne ansatte som en form for internrevisjon eller ved at kontrollorganet kjøper tjenester eksternt som en form for 3. part revisjon.

Omfanget av ev. stikkprøvekontroller må i utgangspunktet bestemmes av det enkelte kontrollorgan og vil kunne variere avhengig av virksomhetens størrelse mv. Omfanget av slike stikkprøver vil også kunne variere avhengig av om virksomheten har systemer og rutiner for mer kontinuerlig overvåking av kontrollkvaliteten slik at stikkprøvene kan målrettes.

Det må likevel legges til grunn at omfanget av stikkprøvekontroller av kontroller av virksomhetens egne kjøretøy må være noe høyere enn tilsvarende for kjøretøy som virksomheten ikke selv eier, råder over eller har vesentlig interesse i.

Det presiseres at det kan være andre måter å oppfylle kravet til prosedyre enn ved stikkprøvekontroll, og at det også er gjelder det prinsipp at det er kontrollorganene selv som velger hvilken prosedyre de mener er best egnet.