I det følgende gjengir vi litt erfaringer, samt at dette også vil omtales i en artikkel i neste nummer av bladet Bilbransjen nr. 4-22.
Det aktuelle tilsynet ble gjennomført hos Toyota Østfold & Follo AS, avd. Sarpsborg den 6. oktober 2022.
Fra Svv stilte to kontrollører.
Fra Toyota Østfold AS stilte teknisk leder og servicesjef.
Fra NBF stilte adv. Mia C. Lindstad og avd. leder Drift & Utvikling Knut M. Breivik.
Varsel
Varsel om tilsyn ble sendt fra Svv til forhandler 15.09.2022, med følgende begrunnelse:
"Tema for tilsynet er om vilkårene for etablering og drift fortsatt er oppfylt (systemtilsyn)."
Det ble bedt om at det ble stilt passende møterom tilgjengelig for tilsynet.
Varighet
Det ble varslet en varighet på ca. to timer, men det hele tok nok nærmere tre timer.
Selve gjennomgangen
Som nevnt i varselet, så sjekkes system og rutiner og i den forbindelse er verkstedets kvalitetssystem sentralt. Et lite tips her er å gjøre seg kjent med hvor man finner de ulike oversikter, prosedyrer, avviksmeldinger etc. Dette kan under et tilsyn ta noe tid dersom man må lete seg fram.
I det konkrete tilsynet ble følgende informasjon etterspurt:
- Registrerte data om virksomheten sjekkes (Firmainformasjon)
- Kontaktdata på teknisk leder og stedfortreder
- Oversikt over antall mekanikere og deres kompetanse
- Er godkjenningsskiltet på plass og hvor finner man dette?
- Tilgang til oppdatert STRO-bok og Kjøretøyforskriften sjekkes
- Hvilket kvalitetssystem benyttes? – I dette tilfellet BUSkvalitet
- Rollebeskrivelser og ansvarsområde sjekkes
- Oversikt over kompetanse hos medarbeiderne sjekkes
- Opplæringsplan for mekanikere må vises
- Kalibrering og vedlikehold av verkstedutstyr og hvem man har samarbeid med for kontroll
- Prosedyrebeskrivelse av hvordan arbeidet på verkstedet gjennomføres
- Beskrivelse av hvilke tjenester verkstedet tilbyr
- Prosedyre for gjennomføring av PKK
- Retningslinjer for habilitet
- Prosedyre for internkontroll av arbeid/PKK-kontroller, herunder frekvens på kontroller
- Avvik avdekket og eksempler på tiltak for å lukke avvik
Avslutningsvis ble det en tur ut på verkstedet hvor kontrollørene sjekket status for pålagt verkstedutstyr og når utstyret sist var kontrollert.
Avsluttende møte
Etter selve gjennomgangen var det tid for et avsluttende møte hvor man gjennomgikk tilsynet.
Denne gangen ble det ingen avvik, noe som nok ikke alltid er tilfelle. Et par små tips til forbedring ble gitt. Tilsynet ble gjennomført i en god og positiv atmosfære.
Reaksjoner
Som ledd i tilsynet kan Statens vegvesen gi virksomheter og personer som driver godkjenningspliktig arbeid på kjøretøy pålegg som er nødvendig for å sikre at reparasjonsvirksomheten er i samsvar med regelverket. Pålegg vil kunne være om stansing av reparasjonsvirksomheten til avvik er rettet eller til vedtak om tilbakekalling er avgjort. Dersom retting eller stansing ikke er foretatt innen en gitt frist, kan Statens vegvesen fastsette en tvangsmulkt.
Pålegg om tilbakekalling og tvangsmulkt vil anses som enkeltvedtak. Enkeltvedtak skal varsles og vedtaket kan påklages til Vegdirektoratet. Det er gitt saksbehandlingsregler i verkstedforskriften samt at forvaltningsloven vil gjelde.
