Servicemarkedsleder ved Volvo Truck Center Furuset Ove Kjærstad og HMS- og kvalitetsansvarlig i Volvo Norge, Trine Lise Haugan. Foto: Volvo Norge AS
Hvordan kan vi skape en sterkere avvikskultur og forbedre sikkerheten i organisasjoner?
I Volvo Norge AS har det siden 2022 pågått et aktivt arbeid med avviks – og hendelsesregistrering. Det har blant annet vært gjennomført opplæring ved alle åtte verksteder i bruk av appen, et gjentagende tema i avdelingsmøter og fellesmøter, samt at det har vært på agendaen i årlige HMS Nettverkssamlinger, hvor både People & Culture, verkstedledere, verneombud og tillitsvalgte deltar.
Siden HMS- og kvalitetsleder Trine Lise Haugan startet i Volvo i mars 2023 har arbeidet blitt ytterligere forsterket. Hun har jobbet aktivt med å øke engasjementet rundt registrering av avvik. Erfaringene viser at virksomheter som registrerer flest avvik, også har færrest ulykker. En sunn avvikskultur handler ikke bare om å rapportere feil, men om å forstå hvorfor feil skjer og lære av dem.
Ledere har en nøkkelrolle i å bygge en kultur for kvalitetsforbedring og sikkerhet. Dette krever en overgang fra regelstyring til eierskap og involvering. Når ledelsen aktivt følger opp og støtter de ansatte i å håndtere avvik, skapes et miljø der avvik blir sett på som muligheter for forbedring snarere enn feil. I Volvo Norge AS arrangeres som nevnt samlinger årlig, hvor ledere, verneombud og tillitsvalgte deltar. Her tar de opp ulike tema som skal styrke forbedringskulturen i virksomheten.
Bedriften har også jobbet aktivt med etablering av LEAN-prinsipper, som nettopp handler om kontinuerlig forbedring. Dette innebærer blant annet daglige tavlemøter, på digitale LEAN-tavler. Også her er avviks – og hendelsesregistrering i sentrum. Slik blir absolutt alle som jobber i verkstedene involvert i både å synliggjøre og håndtere ulike typer avvik. I tillegg til dette er det også etablert LEAN-mentorer på hver lokasjon, hvor et medlem av ledergruppen følger opp med kvartalsvis KPI- og kvalitetsgjennomganger.
Forbedringskultur kan ikke eksistere uten de ansattes engasjement. Det er derfor viktig å sikre opplæring og bevisstgjøring slik at alle forstår hvorfor avvikshåndtering er avgjørende. Når ansatte opplever at deres bidrag blir tatt på alvor øker sannsynligheten for at de aktivt deltar i forbedringsarbeidet. Man har gjennomgått systemer for avviksregistrering og sikret at alle har fått god opplæring.
Avvikshåndtering er ikke bare et spørsmål om å dokumentere feil, men om å stille de riktige spørsmålene: Hvorfor gikk det galt? Skaden i seg selv er ikke avviket – det er årsaken til skaden som må identifiseres og adresseres. Dette perspektivet bidrar til en proaktiv tilnærming der forebygging står i sentrum.
Volvo Norge AS benytter seg blant annet av digitale Lean-tavler for å håndtere hendelser og risikoobservasjoner. Ved hjelp av slike verktøy kan organisasjoner jobbe systematisk med forbedringsarbeid og sikre en kontinuerlig læringsprosess. Innkomne avvik/forbedringspunkter gjennomgås daglig og skaper engasjement, vi etterstreber å følge opp/svare opp avvik samme dag som de kommer inn, men i alle fall ila en uke.
Det at man har, og fortsatt jobber felles med utfordringene på tvers av lokasjonene har gjort verneombudsrollen mer attraktiv. Det har vært en klar ambisjon siden nettverkssamlingene startet i 2022, det å styrke rollene/status i vernetjenesten.
Forbedringsarbeid stopper aldri – det er en kontinuerlig prosess. Prinsipper fra KAIZEN, som handler om små, kontinuerlige forbedringer, spiller en viktig rolle i utviklingen av en sterk avvikskultur. Handlingsplaner sørger for at tiltakene som settes i gang, blir fulgt opp på en strukturert måte.
En god avvikskultur skaper tryggere arbeidsplasser og reduserer antall ulykker. Når både ledelse og ansatte forstår viktigheten av å rapportere og lære av avvik, styrkes sikkerheten og kvaliteten i virksomheten. Ved å kombinere teknologi, opplæring og en kultur for kontinuerlig forbedring kan organisasjoner skape en varig endring til det bedre.
