Ansatte som underpresterer

Det er viktig å ta tak i forholdet når arbeidstaker leverer for dårlig, slik at dette ikke blir en etablert "uvane".

Ansatte som underpresterer på jobb har en negativ innvirkning på effektivitet, resultater og ofte også engasjementet i hele organisasjonen. Det skaper frustrasjon og irritasjon hos kollegaene, og kan være med på å ødelegge arbeidsmiljøet.

Hvordan gå frem?

Man bør starte med en samtale med den ansatte. Her må man som leder forklare arbeidstakeren på hvilken måte vedkommende underpresterer, altså på hvilke områder den ansatte ikke møter de forventninger arbeidsgiver har til utførelsen av arbeidet. Det anbefales å gi konkrete eksempler, slik at den ansatte forstår hva han eller hun må gjøre bedre. Sørg for at den ansatte har klar oppfatning av hva som forventes, og at roller, ansvar og myndighet er klart definert.

Det er essensielt at du som arbeidsgiver adresserer problemet på en profesjonell og konstruktiv måte. Som leder bør du være forståelsesfull og empatisk, samtidig som du er tydelig på at det ikke kan fortsette slik i lengden. Videre er det viktig å kartlegge de bakenforliggende årsakene til de dårlige prestasjonene.

Når både forventninger er avklart og utfordringer/problemer er adressert overfor arbeidstaker, er det viktig å sette opp tiltak som den ansatte må jobbe med til neste oppfølgingsmøte.

Oftest er det konstruktivt å la den ansatte selv være aktivt med på å avklare hva som må til for at dette skal lykkes.

Etter samtalen med arbeidstakeren anbefales det å utarbeide en oppfølgingsplan for tiden fremover, slik at det blir en kontinuitet i oppfølgingen.

Gi den ansatte tid til å forbedre seg, men følg opp målene som skal nås aktivt ved å holde oppfølgingssamtaler og gjennomgå tiltakene som er utarbeidet.

Husk å skrive gode og utfyllende referater fra møtene, og eventuelt gi en muntlig advarsel om det ikke er noen forbedring.

Dersom forholdene man tar opp med arbeidstaker er av en viss alvorlighetsgrad, eller gjentatte korrigeringer ikke fører til forbedring, vil skriftlig advarsel kunne være en riktig reaksjon.

Tilstrekkelig til oppsigelse?

I arbeidsmiljøloven fremkommer det at en oppsigelse må være saklig begrunnet. Betegnelsen gir vidt rom for skjønn i den enkelte situasjon. Det er imidlertid sikker rett at det avgjørende er om lederen har stilt krav, gitt nødvendig opplæring, gitt tydelige tilbakemeldinger og gitt medarbeideren mulighet til å forberede seg. At arbeidstaker presterer markant under de forventninger man med rimelighet kan ha til stillingen, vil kunne være en slik saklig grunn som loven viser til.

En god oppfølgingsprosess fører til at man har et grunnlag for å ta et drøftelsesmøte, og hvor oppsigelse kan bli utfallet. Domstolene legger stor vekt på hvorvidt arbeidsgiver kan dokumentere å ha hatt en grundig og god personaloppfølgingsprosess i forkant av oppsigelsen.

Tips til fremgangsmåte

• Ta den vanskelige samtalen tidlig
• Lag oppfølgingsplan med klare krav og mål
• Gi den ansatte sjanse til å lykkes
• Hold oppfølgingsmøter
• Husk å dokumentere saksbehandlingen
• Advarsel dersom ikke tilstrekkelig forbedring